Il calendario editoriale: gli strumenti per organizzarlo

Produrre contenuti richiede tempo, energie e risorse ed è quindi importante che ciascun contenuto che creiamo venga fatto per un motivo specifico, inserito all’interno di una content strategy e pianificato con piano e calendario editoriale. In questo articolo voglio condividere con te gli strumenti, online  e offline, che si possono usare per costruire il calendario editoriale per social, blog, newsletter…

Piano e calendario editoriale non sono la stessa cosa!

Dopo aver impostato la nostra content strategy, o strategia dei contenuti, a sua volta parte della nostra strategia di comunicazione, dobbiamo renderla concreta e pianificata nel tempo con il piano editoriale. Un documento che riassume i diversi punti da tenere sempre a mente quando produci un contenuto: quale tono di voce usare, cosa pubblicare, dove pubblicarlo e quanto spesso. E proprio in quest’ultimo punto entra in gioco il calendario editoriale dove segnerai il mese e il giorno in cui far uscire un determinato contenuto. 

Piano e calendario, almeno per come li intendo io, non sono perciò la stessa cosa: nel piano stabilisco delle linee guida e delle regole generali. È una sorta di bussola che mi permette di capire nel tempo (di solito 6 mesi o un anno) se mi sto muovendo nella direzione giusta. Il calendario, invece, è uno strumento più pratico che mi serve per sapere quando pubblicare un post e come distribuire gli argomenti nel tempo.

In questo articolo ci concentriamo quindi sulla seconda parte del lavoro, sul calendario, considerando di aver già pronto il piano. Se vuoi approfondire l’argomento piano editoriale, in rete trovi molte risorse. Puoi partire dall’articolo di Daniele Imperi su PennaBlu e da quello di Riccardo Esposito per Webhouse dove in modo chiaro e semplice sono fissati i concetti per la costruzione di un piano editoriale. Se poi vuoi scendere ancora più in profondità ti consiglio il libro di Riccardo Esposito ‘Fare blogging’ di cui ho parlato in un altro post.

Come si crea un calendario editoriale?

Abbiamo già visto che il calendario editoriale è uno strumento pratico che deve dirci quando pubblicare un determinato contenuto e come distribuire gli argomenti per variarli nel tempo. Per prepararlo quindi ti servono:

• Gli argomenti che vuoi trattare: nel piano avrai già individuato dei macro argomenti che qui andrai a sviluppare nei singoli post. A me piace ragionare con le mappe mentali: al centro metto il tema generale e sulle ramificazioni i suoi sviluppi che poi trasformo nei titoli dei post.
• Un calendario: può essere online oppure offline, cartaceo o digitale. L’importante è che sia comodo e pratico, che ti permetta una visione d’insieme, che sia facile da aggiornare e da modificare.

Le risorse online per costruire il calendario editoriale

Cominciamo dalle risorse online e digitali. Come ti ho anticipato uno strumento non è meglio di un altro, sono tutti validi, si tratta di trovare il più comodo e funzionale per te.

GOOGLE CALENDAR

Non uso più Google Calendar per i miei calendari perché ho visto che il sistema non era funzionale per me. Per te però potrebbe essere lo strumento giusto: crea un calendario separato per il tuo blog e per ciascun social che devi gestire. Per ogni post crea un evento scegliendo giorno e orario di pubblicazione, e nei dettagli inserisci un breve riassunto del contenuto dell’articolo o il testo completo se si tratta di un post per i social. Puoi anche impostare una notifica qualche giorno prima per ricordarti di scrivere il contenuto e il giorno stesso per ricordarti di pubblicarlo.

CALENDARIO EXCEL

Una tabella Excel è il modo più semplice per organizzare i contenuti del calendario. È il sistema che preferisco per i calendari editoriali dei social. Le colonne ti serviranno per indicare: mese e giorno, argomento generale, testo del post (per i social) o riassunto per il blog, immagine e tutte le altre informazioni che ritieni necessarie (ora di pubblicazione, link, note…). Se l’idea del calendario Excel ti piace, puoi scaricare i template di calendario editoriale in regalo che ho preparato.

TRELLO

Lo ammetto, è il mio strumento preferito per organizzare i calendari dei blog. È decisamente più complesso rispetto al Calendar di Google e all’Excel e penso quindi che più avanti dedicherò a Trello un articolo più specifico, ma intanto ti riassumo in pochi passaggi come lo utilizzo per i calendari dei blog che gestisco. Creo una board per ogni mese all’interno della quale creo una scheda per ogni articolo. Nel dettaglio della scheda inserisco il riassunto dell’argomento del post, la data in cui voglio pubblicarlo, eventuali link a articoli d’ispirazione, immagini, note… Assegno a ogni macro argomento un colore così già da un primo sguardo vedo come si alternano gli argomenti. Assieme alle bacheche mensili ne ho una che riassume tutti gli argomenti individuati nel piano e un’altra con possibili articoli e idee da sviluppare.

Il calendario editoriale con carta e penna

Le risorse on line sono di certo fondamentali grazie ai promemoria e ai pochi click che servono per spostare e modificare argomenti e idee, ma anche i tradizionali carta e penna vanno benissimo! Per esempio, per pianificare le cose più a lungo termine preferisco lavorare prima sulla carta e poi riportarlo sul calendario definitivo su Trello o su Excel.

AGENDA

Uso l’agenda assieme in modo complementare agli strumenti online. Su Trello ed Excel fisso la data in cui pubblicherò il post e raccolgo le idee, mentre nell’agenda mi assegno i ‘compiti a casa’, mi ritaglio cioè il momento in cui scriverò materialmente l’articolo.

PLANNER STAMPABILI

Se vuoi annotare più informazioni e non hai abbastanza spazio nell’agenda o se vuoi qualcosa di dedicato solamente al blog o ai canali social, puoi usare un planner specifico per il calendario editoriale. Come ti dicevo io di solito uso i planner per le pianificazioni a lungo termine dove segno eventi, ricorrenze o periodi dell’anno in cui so che andrò a parlare di un determinato argomento.

PLANNER DA PARETE

Per finire, se vuoi un calendario da tenere appeso alla parete, puoi prendere la classica lavagna in sughero, suddividerla nei giorni della settimana e usare un post-it per ogni articolo, magari variando il colore a seconda delle categorie, così da avere anche a un primo sguardo un’idea di come state distribuendo i diversi argomenti.

Un ultimo consiglio: non lasciarti distrarre dagli strumenti che ti ho suggerito e non disperdere le energie usandone troppi. Deve essere un aiuto per lavorare meglio e in meno tempo!

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