Organizzare il lavoro: usare il Bullet Journal

Come gestire diversi progetti senza dimenticare nulla

In questi giorni sto saltellando come un grillo tra casa-ufficio, clienti, laboratori, riunioni… Molte volte sono costretta a lasciare a metà progetti e lavori per riprenderli in mano in un secondo momento, oppure mi ritrovo a incastrare piccoli compiti mentre sto facendo altro.
Per non perdere le fila della situazione e per tenere sotto controllo (quasi) tutto, da un po’ di tempo sto provando un metodo che per me sta funzionando molto bene, il Bullet Journal.
Ve ne voglio quindi parlare perché una buona organizzazione è alla base di qualsiasi attività, anche di quelle più creative che ci possono sembrare frutto dell’ispirazione momentanea.

Cos’è il Bullet Journal?

Il Bullet Journal è un sistema per organizzare il lavoro, ma anche tutte le piccole o grandi incombenze quotidiane, idee, obiettivi e pensieri, attraverso l’uso di liste e simboli. Detto così non è molto chiaro, provo a spiegarmi meglio!
Ogni giorno abbiamo una serie di cose da fare sia nel lavoro – le varie fasi di un progetto da portare avanti, attività ricorrenti o scadenze, ma la lista se solo ci pensate un momento si allungherà di un bel po’!- che nella vita privata – bollette da pagare, fare la spesa, controlli medici, figli da portare a danza, calcio, piscina…-

A volte ricordare tutto è davvero difficile e abbiamo quella spiacevole sensazione di ‘testa piena’. Se è un periodo in cui siamo particolarmente sotto pressione, o come sta capitando in questo momento a me, per diversi motivi ci troviamo a spezzettare le giornate, il rischio di dimenticarsi di fare qualcosa, è molto alto! Prima di iniziare a usare il Bullet Journal avevo liste annotate ovunque, su post-it, agenda, calendario (virtuale e non!), quaderni.

Il problema era che non avevo una visione complessiva e perdevo molto tempo a mettere assieme il tutto. Con il sistema inventato, o meglio codificato e perfezionato da Ryder Carrol, tutte i piccoli e grandi compiti della giornata vengono invece raccolti in un unico posto. Ma il Bullet Journal è qualcosa di più di una semplice lista di impegni, è un metodo per mettere sulla carta tutto quello che vogliamo ricordare: appuntamenti, idee, compiti da portare a termine, acquisti da fare, libri da leggere, citazioni.

Come funziona il Bullet Journal?

Per sperimentare questo metodo di pianificazione del lavoro e delle proprie giornate bastano un quaderno e una penna. Il passo successivo è stabilire un sistema di simboli che ci permetta subito di capire di cosa stiamo parlando: un attività da fare? Un’attività già conclusa o che sono costretto a rimandare a un altro giorno? Un appuntamento? Un acquisto? Un blog interessante da seguire?

Segui la bacheca Bullet Journal su Pinterest.

Nel sito del Bullet Journal trovate le codifiche standard e tutte le spiegazioni per usare al meglio il sistema (l’indice iniziale degli argomenti, il calendario mensile e giornaliero, le raccolte..) e nella mia bacheca di Pinterest ho raccolto qualche esempio pratico, ma il consiglio è adattare il metodo alle proprie esigenze.

Come uso io il Bullet Journal

Come ho detto vi propongo questo sistema perché io stessa lo uso trovandolo molto efficace. Lo uso per annotarmi sia gli appuntamenti che i vari task dei progetti che sto seguendo: i testi da preparare o da rivedere, i calendari editoriali per blog e social da preparare, i post da scrivere o da pubblicare, i dati da analizzare per i report.

Nella lista mensile fisso gli appuntamenti e le scadenze per tenere traccia delle varie fasi dei progetti come consegne o termini che mi do, ma anche il giorno in cui pubblicare i post dei blog, o momenti in cui so che sarò fuori per impegni vari.
Nel calendario quotidiano invece segno i singoli compiti da portare a termine per ogni progetto, le attività ricorrenti, idee, materiali da preparare per i laboratori o i corsi, acquisti da fare… Ultimamente sto anche cercando di tenere traccia di quanto tempo mi impegna ogni attività così, a fianco a ogni compito finito, annoto i minuti o le ore impiegate.

Evernote come alternativa a carta e penna

Personalmente preferisco in questo caso usare carta e penna, ma se avete totalmente abbandonato questi sistemi analogici, potete comunque usare il Bullet Journal per esempio con Evernote, come viene spiegato in questo articolo di Paul Lewis, sfruttando la funzione delle liste e creando una nota per ogni giornata. Rispetto al quaderno avrete anche il vantaggio di poter creare collegamenti diretti ai documenti e ai progetti sui quali state lavorando.

Se un po’ vi ho incuriosito su questo sistema vi lascio il sito del Bullet Journal per approfondire e il video di spiegazione del suo autore, Ryder Carrol.

La fotografia di copertina dell’articolo è di Estée Janssens

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