Strumenti per organizzare la tua comunicazione

Foto di Instagram da scattare ed editare, caption da scrivere, hashtag da trovare, post di Facebook da preparare, la newsletter da inviare, gli articoli di blog da preparare… Come trovare il tempo e come organizzarsi al meglio per riuscire a gestire la comunicazione con costanza? Oggi voglio darti qualche consiglio su alcuni strumenti e tecniche che possono aiutarti per organizzare la tua comunicazione, i tuoi contenuti e gestire al meglio il tempo: dalla raccolta delle idee, alla programmazione, alla gestione della tua presenza online.

Il tempo e l’organizzazione sono argomenti che ricorrono spesso sul mio blog, un po’ perché io per prima vedo ogni giorno quanto sia fondamentale avere una buona pianificazione e gestione del tempo, un po’ perché la mancanza di tempo è problema che più spesso mi viene portato dai clienti.

Analogico o digitale?

Meglio i vecchi carta, penna e agenda o applicazioni e software? Sono più efficaci gli appunti su un block notes o le note vocali? La risposta è -come spesso mi senti dire qui 😉 – dipende! Dalle tue abitudini, dal tuo modo di lavorare, da ciò che per te è più efficace. Personalmente utilizzo sia metodi analogici che digitali, in base alle fasi del lavoro.

La raccolta delle idee e la progettazione

Alla raccolta delle idee e agli strumenti che si possono usare, ho dedicato un post, ma qui voglio raccontarti un po’ più nello specifico la mia esperienza diretta. Per le idee da annotare al volo su possibili argomenti da sviluppare o contenuti da creare in questo momento uso:

Google Keep

Google Keep è per me un salvavita per non dimenticare nulla: come probabilmente capita anche a te, le idee spesso mi vengono in momenti in cui non sono al lavoro oppure non sto lavorando sui miei contenuti. Per non perdermi l’intuizione apro Keep sullo smartphone o sul pc e creo un nuovo post-it virtuale oppure ne utilizzo uno di che ho già preparato in cui raccolgo le note suddivise per argomento. Un altro uso che faccio di questo strumento è per salvare gli hashtag, suddivisi in categorie, per i post su Instagram. Keep è semplicissimo da usare e grazie alla possibilità di utilizzare colori diversi ed etichette permette di tenere tutti gli appunti in ordine e trovarli facilmente.

Se non lo stai già utilizzando, qui trovi una presentazione e i link per scaricarlo

Moleskine Smart Writing Set

Lo Smart Writing Set di Moleskine è stato la svolta che mi ha permesso di unire analogico e digitale: posso prendere gli appunti su un quaderno e ritrovarli digitalizzati all’interno dell’app. È uno strumento che utilizzo moltissimo sia per prendere appunti durante gli incontri con i clienti, sia per la fase di progettazione dei contenuti (studio dell’architettura dei contenuti, scaletta per gli articoli, ragionamenti sulle parole chiave…) e delle campagne.

Il set è composto da un speciale taccuino Moleskine e da una penna che, oltre a scrivere normalmente sul foglio, riconosce il punto preciso in cui si trova il segno all’interno del taccuino e permette così di trasferire gli appunti presi a mano allo schermo. Grazie all’app Moleskine è anche possibile trasformare il testo scritto a mano in testo digitale, unica nota: la scrittura deve essere chiara e ordinata o il sistema fatica a riconoscere le parole.

La penna funziona con normali cartucce che una volta terminate possono essere sostituite e si carica con un cavo usb, mentre i taccuini compatibili con questo sistema sono disponibili in diversi formati, tra cui anche l’agenda.

Lavagna, fogli, pennarelli, post-it

In caso di progetti particolarmente complessi uso moltissimo anche fogli a3 e pennarelli, post-it e una lavagna che ho realizzato sulla parete del mio studio. Rispetto al digitale o al quaderno con questi strumenti riesco ad avere più spazio e libertà per far fluire le idee e avere una visione più ampia.

Ubersuggest e Seozoom

Per progettare i testi per i siti e per gli articoli di blog, per far sì che si posizionino sui motori di ricerca, è fondamentale la keyword reserach in cui si individuano le query o parole chiave per quel determinato argomento. Per questa specifica fase mi aiuto principalmente con tre strumenti: Google con i suoi risultati di ricerca, Ubersuggest e Seozoom.

La scrittura e la programmazione dei contenuti

Per la scrittura vera e propria dei contenuti -articoli, testi per i siti, post per i social, newsletter…- e per la loro programmazione, lascio da parte l’analogico e preferisco scrivere direttamente sull’editor di testo e poi programmare con i vari strumenti che ora vedremo insieme.

Documenti e fogli di Google

Documenti e Fogli di Google sono i due strumenti che utilizzo più spesso per la scrittura dei testi e per i calendari editoriali. Li trovo molto comodi perché, essendo in cloud, li ho disponibili sempre, da qualsiasi pc e dallo smartphone se dovesse servirmi un controllo veloce.

Planoly, Postpickr, Business Suite

Programmare in anticipo i tuoi post sui social è un vero salva-tempo e puoi farlo sia utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforme stesse (Facebook Business Suite -su cui è in roll out per tutti gli account anche la programmazione delle stories Instagram – Facebook Creator per Facebook e Instagram) oppure strumenti esterni come Planoly o Postpickr. Se vuoi approfondire l’argomento, trovi un articolo dedicato proprio alla programmazione dei post sui social.

Evita le attività ridondanti

Un ultimo consiglio che voglio darti a proposito degli strumenti, basato sulla mia esperienza diretta, è di evitare di fare attività ridondanti utilizzando strumenti offline e online per ripetere la stessa attività. Ti faccio qualche esempio concreto:

  • tenere un agenda sia cartacea che digitale, annotando gli stessi appuntamenti e scadenze due volte. Io ho finalmente trovato il mio metodo: bullet journal per organizzare e gestire il lavoro quotidiano + Google Calendar per appuntamenti e programmazione futuri e scadenze.
  • creare il calendario editoriale cartaceo e poi replicarlo online. Anche qui ti condivido il mio sistema: cartaceo per una visione d’insieme e per la progettazione iniziale e, una volta definita la pianificazione, scrivo i testi in digitale e ho diverse cartelle su Google Drive per le immagini.
  • scrivere gli articoli del blog a mano, per poi trascriverli su Word, per poi riportarli ed editarli nel blog. In questo caso io lavoro così: raccolta delle idee e prima scaletta sul taccuino Moleskine e scrittura su Documenti di Google o direttamente nell’editor del blog.

Qui ti ho dato qualche idea di quello che funziona per me, cerca di trovare lo strumento più comodo per te per le diverse fasi di lavoro e utilizza quello.

La gestione del tempo da dedicare alla comunicazione

Prima di concludere l’articolo ti lascio alcuni consigli molto semplici ma efficaci per gestire al meglio il tempo da dedicare alla comunicazione:

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